Con la llegada de la nueva ley del registro laboral, la cual entrará en vigor el primer semestre de 2026, la digitalización total del registro horario se vuelve obligatoria. Dado el protagonismo del teléfono móvil en nuestro día a día, las aplicaciones de control horario son la solución preferida, pero su uso genera serias dudas legales sobre la privacidad y la obligación de usar el móvil personal como método de registro.
A continuación, analizamos si es legal fichar con un dispositivo móvil y cuáles son los requisitos que debe cumplir con la normativa la empresa, según lo establecido por la ley y la Guía sobre el Registro de Jornada.
¿Es legal fichar con el móvil?
La respuesta es sencilla, sí, es totalmente legal fichar usando un dispositivo digital o una app móvil.
Según se especifica en el Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo del 2019, el sistema de control horario de los empleados debe cumplir con los objetivos legales, lo que implica proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por la persona empresaria o por el personal empleado.
Por tanto, fichar con el móvil en el trabajo es legal. Eso sí, la solución proporcionada a las personas empleadas debe garantizar que la información del registro horario no pueda ser modificada.
Requisitos a cumplir para fichar en el trabajo con el móvil personal
Aunque el fichaje digital es legal, el uso de una app de registro horario en el móvil de los empleados impone a la empresa estrictas obligaciones en materia de privacidad y en cumplimiento con la normativa de protección de datos.
- Derecho a la Intimidad
En el supuesto de que el sistema de registro requiera el acceso a dispositivos digitales o el uso de geolocalización, deben respetarse los derechos de los trabajadores a la intimidad. Según el Artículo 87 y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el empleador solo puede acceder a los contenidos necesarios para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y garantizar la integridad del dispositivo, estableciendo criterios claros de uso y comunicándolos previamente a los empleados.
- Marco Legal
Esto viene recogido en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores y a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, garantizando que solo se recojan los datos estrictamente necesarios y que se informe al trabajador sobre su uso y almacenamiento.
¿Qué dice la ley sobre fichar en el trabajo con el móvil?
La legislación actual permite que las empresas puedan utilizar aplicaciones móviles para registrar la jornada laboral. No existe ninguna ley que obligue a usar un sistema concreto (papel, tarjeta, huella, app, etc.).
Lo que sí exige la normativa es que el sistema elegido garantice que los datos del registro horario sean fiables, no manipulables y reflejen con exactitud la hora de inicio y fin de la jornada.
Guía sobre el Registro de Jornada
La actual Guía sobre el Registro de Jornada es un documento informativo elaborado por la Dirección General de Trabajo para aclarar dudas y ofrecer criterios prácticos sobre cómo aplicar la obligación legal de registrar la jornada laboral.
En ella se establece que actualmente, hasta que entre en vigor la nueva ley de registro digital, cualquier medio es válido, ya sea en formato papel o digital, siempre que cumpla estos requisitos:
- Proporcionar información veraz y trazable, es decir, que permita reconstruir la jornada sin dudas.
- Información inalterable, de forma que ni la empresa ni la persona trabajadora puedan modificar los datos después de registrarlos.
- Guardar el registro día a día, incluyendo el inicio y el fin de la jornada.
Por tanto, una app en el móvil puede utilizarse legalmente como sistema de fichaje, siempre que cumpla con estos criterios.
¿Puede una empresa obligar a fichar con el móvil?
No, la empresa no puede obligarte a usar tu móvil personal para fichar, ni puede exigirte instalar una app de registro horario en tu propio dispositivo.
Si una persona empleada se niega, la empresa no tiene ningún derecho a imponerlo.
¿Qué alternativas debe ofrecer la empresa?
Dado que la persona trabajadora puede aceptar o negarse a utilizar su móvil personal para fichar, la empresa debe garantizar alternativas adecuadas que permitan registrar la jornada de manera legal.
- Si la persona empleada acepta usar su móvil personal, este uso debe acordarse previamente y de forma clara. De lo contrario, la exigencia por parte de la empresa sería inadecuada y abusiva, ya que el dispositivo es privado y no puede imponerse su utilización.
- Si la persona trabajadora se niega a usar su móvil personal, no puede ser sancionada por ello. En este caso, si la empresa quiere mantener el fichaje mediante app en movil, está obligada a proporcionar un móvil corporativo o bien habilitar un método alternativo de registro (terminal físico, ordenador, tarjeta, código PIN, registro web, etc.).
Utilización de aplicaciones para fichar desde un dispositivo: la mejor opción para 2026.
Con la próxima entrada en vigor de la nueva normativa de registro digital obligatorio en 2026, contar con una app de control horario digital, como IntraTime, se presenta como la opción más eficaz para registrar la jornada laboral. Estas aplicaciones permiten un fichaje fiable, seguro y trazable, cumpliendo con la ley y evitando errores frecuentes de los métodos tradicionales en papel o terminales físicos.
Las ventajas de fichar mediante una app ofrece beneficios tanto al departamento de recursos humanos, facilitando la gestión de horas trabajadas y nóminas, como para las personas trabajadoras, que pueden fichar de manera rápida desde cualquier dispositivo, consultar sus registros y tener total transparencia sobre su jornada.
Por ello, las apps representan la solución más práctica, segura y adaptada a las necesidades de todos, para cumplir con el registro horario digital. Si quieres comprobarlo por ti mismo, Intratime te ofrece una prueba gratis para que puedas valorarlo tú mismo.
