Desde mayo de 2019, el registro de jornada es obligatorio en España para todas las empresas tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta normativa establece que las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada, que incluya el horario concreto de inicio y finalización del trabajo de cada empleado.
¿Qué dice la norma vigente?
El sistema de registro debe conservarse durante un mínimo de 4 años, estar a disposición del trabajador , representantes legales y la Inspección de Trabajo, e incluir también las horas extraordinarias realizadas. La legislación actual no especifica el formato obligatorio, permitiendo sistemas digitales, biométricos, hojas de cálculo firmadas o incluso registro manual en papel, siempre que sea fiable e inalterable.
Evolución hacia el fichaje digital indispensable
Aunque la norma vigente admite cualquier formato, existe un borrador de Real Decreto que propone hacer obligatorio el fichaje digital para todas las empresas. Esta normativa, que lleva meses en fase de tramitación, eliminaría los sistemas manuales y en papel, obligando a adoptar plataformas tecnológicas que garanticen mayor trazabilidad y dificulten la manipulación.
Aunque estos borradores normativos proponen avanzar hacia un registro de jornada exclusivamente digital, la norma aún no ha sido publicada en el BOE y, por tanto, no constituye una obligación legal definitiva en este momento.
No obstante, la tendencia es clara. Por este motivo, cada vez más empresas están optando por anticiparse y adoptar sistemas digitales de fichaje que cumplan con los criterios de objetividad, fiabilidad y control exigidos por la Inspección de Trabajo, reduciendo así riesgos de sanción en futuras inspecciones.
El papel del trabajador en el fichaje: ¿está obligado?
Sí, el trabajador está obligado a fichar, pero este deber tiene matices importantes que conviene aclarar.
La responsabilidad del trabajador de registrar su jornada deriva de su deber de colaboración con la empresa y del poder de dirección que el empleador tiene sobre la organización del trabajo. Aunque el artículo 34.9 del Estatuto lo establece que es la empresa quien debe «garantizar» el registro, esto implica necesariamente que los empleados deben colaborar activamente en ese registro.
¿En qué consiste esta obligación?
El trabajador debe:
- Fichar al inicio y finalización de su jornada laboral.
- Registrar las pausas y descansos cuando el sistema así lo requiera.
- Utilizar el método de fichaje que la empresa haya establecido (aplicación móvil, terminal biométrico, hoja firmada, etc.)
- Hacerlo de forma veraz y sin manipular los datos.
- Informar a la empresa de cualquier incidencia, error o imposibilidad de fichar
¿Qué no está obligado a hacer el trabajador?
Es importante distinguir que el empleado:
- No tiene que adquirir o pagar ningún dispositivo para fichar (la empresa debe proporcionar los medios)
- No es responsable de los fallos técnicos del sistema.
- No debe corregir errores del sistema por su cuenta sin supervisión de la empresa.
- No está obligado a fichar fuera de su horario laboral ni en su tiempo libre.
- No puede ser obligado a fichar en condiciones que vulneren su privacidad, respetando así la normativa de protección de datos.
El papel de la empresa en el sistema de fichaje
La empresa es la principal responsable y obligada del sistema de registro horario. La responsabilidad de la empresa excede la instalación del sistema, debe mantenerlo y garantizar su correcto funcionamiento de manera constante.
Obligaciones clave de la empresa en el sistema de fichaje
Implementar un sistema de registro fiable
Debe permitir registrar con exactitud el inicio y fin de la jornada del personal.
Proporcionar los medios necesarios
La empresa debe facilitar gratuitamente todo lo necesario para fichar (terminales, tarjetas, acceso a aplicaciones). El coste nunca puede recaer sobre el trabajador.
Formar e informar a los empleados
Debe explicar cómo funciona el sistema, cómo usarlo correctamente y qué hacer ante incidencias.
Garantizar la fiabilidad y conservación de los registros
Los registros deben reflejar la jornada real, ser inalterables y conservarse durante al menos 4 años.
Corregir errores e incidencias
La empresa debe tener procedimientos documentados para subsanar fallos del sistema o olvidos en el fichaje.
¿Quién es el responsable en caso de inspección?
Esta es la pregunta crucial, cuando la Inspección de Trabajo revisa el sistema de fichaje, la responsabilidad legal recae exclusivamente sobre la empresa, nunca sobre los trabajadores individuales.
¿Por qué solo responde la empresa?
La normativa laboral lo deja claro. En el estatuto se establece que: “La empresa garantizará el registro diario de jornada”.
Es decir, es una obligación empresarial, no de los miembros del equipo. Las razones jurídicas son:
- La empresa tiene poder de dirección y organización del trabajo.
- Es quien elige, implementa y mantiene el sistema de fichaje.
- Tiene la capacidad económica para cumplir la obligación.
- El trabajador está en posición de subordinación, dependiendo de los medios que le proporciona la empresa.
Multas para la empresa por infracción
Si la Inspección detecta que no existe registro de jornada o que el sistema no funciona correctamente, se pueden aplicar sanciones administrativas según la LISOS:
- Infracción grave: multa de 751 € a 7.500 €, que puede variar según el número de miembros del equipo afectados y circunstancias agravantes.
- Infracción muy grave: en casos de incumplimiento reiterado, manipulación o fraude, las multas pueden ascender a 7.501 € hasta 225.018 €.
¿Y si el problema lo causa el trabajador?
Incluso si un trabajador se niega a fichar, olvida hacerlo sistemáticamente o manipula el sistema, la empresa sigue siendo responsable ante la Inspección porque:
- La empresa debe tener mecanismos para detectar estas situaciones.
- Debe documentar las negativas o incumplimientos del trabajador.
- Tiene que aplicar medidas disciplinarias internas si procede.
- Debe garantizar el registro igualmente (aunque sea mediante anotación manual supervisada)
¿Qué sanciones hay para el empleado?
La Inspección de Trabajo no sanciona a los trabajadores individuales. Las multas administrativas son siempre para la empresa.
Esto es un punto fundamental que genera mucha confusión. La Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS) establece sanciones solo para los empleadores, no para los empleados.
Entonces, ¿el trabajador queda impune?
No necesariamente. Aunque la Inspección no lo sanciona, la empresa sí puede aplicarle sanciones disciplinarias internas en determinados casos.
Tipos de sanciones según gravedad
Las faltas por incumplimiento del fichaje se clasifican según su gravedad.
En el caso de faltas leves, como olvidos puntuales o errores sin mala fe, la empresa puede imponer amonestación verbal o por escrito.
Las faltas graves, que incluyen negligencia reiterada o incumplimiento sistemático, pueden conllevar amonestación por escrito o suspensión de empleo y sueldo de 2 a 20 días.
Por último, las faltas muy graves, como la falsificación de registros o la manipulación fraudulenta del sistema, pueden ser sancionadas con suspensión de empleo y sueldo de 21 a 60 días o incluso despido disciplinario procedente.
Intratime: la forma más fácil de cumplir con el registro de jornada
Si quieres cumplir con la normativa vigente sobre registro de jornada y evitar problemas con la Inspección de Trabajo, es fundamental contar con un sistema fiable y fácil de usar para empleados y empresa.
Aplicaciones como Intratime permiten a los empleados fichar correctamente, registrar pausas y horas extraordinarias, y a la empresa garantizar la trazabilidad, conservación y acceso a los registros según exige la ley.
Prueba Intratime gratis durante un mes y asegura un fichaje correcto, sencillo y conforme a la normativa, manteniendo los registros siempre al día y evitando errores o posibles sanciones.
