BLOG – INTRATIME | Productividad Archives - BLOG - INTRATIME

Productividad

28 Oct Motivos por los que temer el presentismo laboral

El presentismo laboral, hasta hace poco considerado una virtud cada vez está menos de moda o ha aumentado en connotaciones negativas.

El presentismo laboral y las pérdidas de tiempo son el mayor enemigo de la productividad laboral. En muchas ocasiones estos dos conceptos van ligados. Es por ello que cada vez más empresas europeas optan por

 

Opciones versus el presentismo laboral no productivo

  • Horarios flexibles

El horario flexible está enfocado en realidad a potenciar la productividad de los trabajadores. Esta autogestión del tiempo predeterminada de antemano con la empresa es totalmente contraria al concepto de presentismo laboral. El famoso “es importante que te vean” en realidad no genera productividad. Por ello, es importante que el trabajador disponga de un horario flexible que le permita una mejor conciliación del tiempo. Esta conciliación permite tener un trabajador más feliz y por tanto más productivo. Si no te lo crees consulta este artículo.

  • Implantar sistemas de control horario

Ya sea porque los trabajadores realizan más horas extras de las necesarias o por el contrario, se van antes de la hora establecida, los “calentadores de silla” existen. Aquellas personas que miran el reloj como fuente de ingresos o de tiempo. Por ello el control de accesos cada vez es más común en empresas más allá de la obligación legal que tengan algunas por establecerlo. Las pausas eternas para el cigarrillo o para desayunar son algo de lo que ahora ya queda constancia. De este modo podemos como empresa ayudar a los trabajadores a ser conscientes de cómo utilizan el tiempo para ser productivos y poder dejar caer el boli.

  • Teletrabajo

El teletrabajo ya no se entiende como método para aquellos que no quieren trabajar tanto. Es más, está comprobado que aquellas personas que teletrabajan son más productivas en el tiempo definido para trabajar, pues pueden autogestionar su tiempo sin perder de vista los objetivos a lograr durante la jornada. El sentimiento de responsabilidad se deslocaliza y se enfoca totalmente al proyecto. Por ello en Intratime hemos creado el sistema de control horario en formato app, para que los trabajadores puedan también fichar independientemente de su geolocalización y la empresa conozca el proceso del trabajador.

Read More

26 Oct Facilita la incorporación inmediata en tu empresa

La incorporación inmediata en las empresas es sin duda uno de los reclamos principales en las bolsas de trabajo. Sin embargo, aunque sea beneficioso para trabajadores y empleadores existen algunos riesgos que debemos tener en cuenta de antemano para que sean menos nocivos.

Controla el acceso a la empresa de una incorporación inmediata

Presentaciones escalonadas:

Para que el nuevo trabajador conozca exactamente los procesos internos de la empresa y cómo proceder ante distintas casuísticas. Es importante que conozca en persona a aquellos trabajadores con los que va a estar interactuando.

Proyectos de uno en uno:

Es necesario no apabullar al trabajador colocando todos los proyectos sobre la mesa el día 1 y soltándole al ruedo. Es interesante que el jefe de departamento realice una reunión por proyecto con el equipo implicado. De este modo se puede empezar a trabajar con la información y sin tener una sensación de desfocalización o falta de objetivo.

Herramientas

Para un ara un nuevo trabajador es importante no tener que ir preguntando y pidiendo accesos. En el caso de contraseñas de acceso a distintas plataformas, deberías tener de antemano un documento.  Puedes mandar toda la información para que la nueva incorporación esté al día y sea autónomo en su trabajo.

 

Da de alta a un nuevo trabajador con Intratime

Con la llegada de un nuevo trabajador a la empresa en Intratime hemos simplificado el proceso de control de presencia para nuevos trabajadores. ¿Qué significa? En la plataforma de gestión tan solo tienes que dar de alta un nuevo trabajador añadiendo nombre apellido y centro de trabajo. Le asignas el horario que le pertoca y puedes dar de alta los proyectos que va a realizar. De esta forma tan sencilla y rellenando tan solo estos campos el trabajador puede ya fichar entradas y salidas tan solo descargándose la app.

En el caso de que se trate de un trabajador que ocupa el lugar de otro, tan solo deberás modificar los datos de contacto. Aunque también recomendamos cambiar la contraseña para asegurarte que la gestión del tiempo no es modificada por nadie más.

En intratime creemos en la autogestión e intentamos facilitarla todo lo posible, por ello lo ponemos sencillo para nuevas incorporaciones.

 

Read More

16 Sep ¿Cómo crear categorías de gastos de empresa?

¿Cómo crear categorías de gastos de empresa?

 

Los gastos de empresa fijos son más fáciles de preveer, pues son fijos. Sin embargo hay gastos que dependen directamente de los miembros del equipo. Son estos gastos los que pueden llevar a confusiones e incluso malentendidos.

 

Hoja de ruta de gastos de empresa

Los gastos con los que corre la empresa por la gestión de proyectos, son aquellos que no se darían de no ser por la actividad asociada a la empresa o proyecto en cuestión. Sin embargo es muy importante que los trabajadores tengan claros qué gastos son aceptados por la empresa. Para ello La empresa debería crear una hoja de ruta para clarificar cualquier duda al empleado. En esta se determinaran qué gastos son los comunes en el ejercicio que practica la empresa. Aquí os dejamos una lista de los más utilizados por los clientes de Intratime y las preguntas que debes plantearte sobre cada uno de ellos para que la hoja de ruta sea clara.

 

Transporte:

¿Pagas kilometraje de casa al trabajo? ¿Funciona igual para todos los empleados sea cual sea su labor? ¿Qué precio se paga? ¿Pagas transporte público? ¿Hay un tope de gasto a partir del cual el empleado debe avisar a la empresa? ¿Qué métodos de transporte público son válidos para la empresa?

 

Comidas:

¿Tu empresa da ticket restaurant a los trabajadores? ¿Los trabajadores deben solo ir a sitios dónde se acepte este método de pago? ¿La empresa tiene acuerdos con algunos restaurantes? ¿Se hace cargo la empresa de las bebidas alcoholicas fruto de una comida de trabajo?

 

Hoteles:

¿Hay un precio máximo por noche? ¿Hay un límite de categoría en el hotel? ¿La empresa tiene un acuerdo con alguna cadena hotelera? ¿Hay política de llamadas o minibar?

 

¿Cómo crear categorías de gastos de empresa?

Es importante que el trabajador tenga a su disposición la hoja de ruta, para ello recomendamos el uso de portales de comunicación con los trabajadores donde ellos tienen a su disposición aquellos documentos importantes para el ejercicio de su trabajo. Nosotros hemos creado Intragest, un modelo sencillo para compartir este tipo de informaciones.

Por otro lado, Intratime ya tiene activo el sistema de gestión de gastos de empresa. El gestor de la plataforma puede definir las distintas categorías de gastos. De este modo, el trabajador tan solo tendrá que seleccionar la correcta, adjuntar la imagen del tiqué. Así la empresa tiene un control remoto de los gastos que se producen perfectamente organizados para evitar cualquier error.

 

Tienes un mes de prueba gratuita. ¿Te animas?

 

 

Read More

06 Sep ¿Cómo analizar datos de un informe de control horario?

Cómo analizar datos de un informe control horario.

Cada día necesitamos más informes para justificar gastos, tiempo… en definitiva recursos empleados por la empresa. Hoy en día tener un sistema de control horario es prácticamente obligatorio por ley. Especialmente empresas con contratación a jornada parcial y en la que se contabilizan horas extras. Sin embargo son muchas ya que cuentan con una herramienta de control horario.

Este control horario se justifica con informes detallados para presentar en caso de inspección de trabajo. Sin embargo podemos sacar mucha más información que un abc de asistencia laboral.

 

2 ejemplos de cómo analizar datos de un informe de control horario

¿Son todas las horas extras necesarias?

En muchas ocasiones quien más trabaja no es quien obtiene los mejores resultados. Animamos a los jefes de departamento a utilizar Intratime para poder evaluar la cantidad de horas trabajadas vs los resultados conseguidos. Se trata de un análisis comparativo entre el cuantitativo que ofrece Intratime, con un cualitativo de cumplimiento de objetivos estipulados por el jefe de equipo. Los datos de un informe nos pueden ayudar a aumentar la productividad y reducir costes.

Ten en cuenta que los objetivos se marcan según el número de horas estándar estipuladas por contrato. A partir de ahí puedes valorar el sobrecargo de horas de cada una de los miembros de tu equipo.

 

¿Es necesario re-evaluar la hora de la pausa?

Las pausas se suelen estipular a una hora determinada, sin embargo con los filtros de informes de Intratime puedes ver cuál es la tendencia de tus empleados para con las pausas. ¿Llegan algo más tarde de comer? Plantea la opción de retrasar un poco la hora de la comida.

Lo mismo sucede con las ausencias laborales. Si un porcentaje consistente de ellas se encuentran en días concretos, plantéate reducir la jornada ese día.

Todos los cambios que resulten de la extracción de resultados en cuanto a las pausas y días de trabajo, ten en cuenta que deberán ser modificadas en el convenio laboral e informar a los trabajadores 1 mes antes del cambio. La idea de comentarlo con los trabajadores de antemano es interesante por tal de no resultar un cambio tan agresivo. De este modo comprendan que se trata de un cambio en aras de la productividad y felicidad del trabajador.

 

¿Qué más quieres sacar de analizar datos de un informe?

Read More

29 Jul Gestión del tiempo con mindfulness corporativo

Mindfulness corporativo:  ayuda a una mejor gestión del tiempo de nuestro equipo y ayuda a conseguir la felicidad en el puesto de trabajo.

 

De un tiempo hacia aquí la palabra “mindfulness” ha empezado a sonar por distintos entornos. El mundo empresaial es uno de ellos, y de la tendencia individual ha evolucionado hasta el mindfulness corporativo.

En las empresas hay dos factores clave entorno al tiempo. Por un lado existe el control horario y por otro aprovechamiento del tiempo en que estamos trabajando. Para el primero existen soluciones como intratime, para el segundo hoy te planteamos la opción del mindfulness corporativo.

¿Cómo llevar un buen control horario?

En el entorno empresarial es imprescindible llevar una buena organización horaria. Incluso en algunos tipos de trabajo o contrato este control horario es por ley obligatorio. Intratime aquí juega un papel fundamental. Pone a disposición de las empresas y de los empleados una app que fácilmente permite al trabajador fichar entradas, salidas e incluso proyectos y rutas si es necesario. No olvides que trabajadores a tiempo parcial

 

Mindfulness corporativo: Haz que tu tiempo cuente

Uno de los principales problemas del aprovechamiento del tiempo en el trabajo es la dispersión a la que nos sometemos a diario. La gran cantidad de impactos y tareas paralelas que surgen a lo largo del día pueden ser nuestro gran enemigo.

Por ello empresas como Google aplica el mindfulness corporativo. ¿Cómo? Muy sencillo, generando espacios y momentos de atención plena. La atención plena se consigue a través de la respiración. Centrarnos en la respiración es la manera más sencilla para detectar cuales son nuestras distracciones principales. Al detectarlas podemos ser capaces de priorizar y visualizar mejor aquello que realmente es importante y aquello que es superfluo o secundario.

El mindfulness parte desde el individuo y lo podemos extrapolar a cualquier área de nuestra vida.

 

Read More

22 Jul ¿Cómo capitalizar el talento senior en las empresas?

La gestión de equipos en el momento en el que miembros de nuestro equipo se catalogan como trabajadores senior puede ser complicada.

 

La digitalización de las empresas y la velocidad en los cambios y adaptación de las mismas a las nuevas tendencias parece ser antagónica con nuestros trabajadores más senior. Sin embargo, no hay pensamiento más retrógrado. Todos formamos parte importante y podemos seguir aportando a la empresa desde distintos puntos de vista. La gestión de equipos pasa por la gestión de distintos perfiles y roles, de entre ellos los senior.

 

Opciones para la gestión de equipos con empleados senior

Consultores

Los perfiles senior de empresas no han visto tan solo una manera de hacer algo, si no que han visto varias. La edad y la experiencia hacen que estos trabajadores hayan pasado por distintos cargos y distintas formas de trabajar propias de cada época. Por ello programas de emprendeduría tecnológica como Yuzz cuentan con organizaciones como Secot de altos directivos senior. Ellos actúan como mentores y guías para jóvenes emprendedores con brillantes ideas. Sin embargo, no cuentan con conocimientos empresariales básicos.

Un punto de partida

La experiencia y el conocimiento en un sector específico puede ayudar a definir nuevos procesos tomando el inicial como punto de partida. Los distintos puntos de vista que otorga la experiencia puede hacer que una gestión de equipos con trabajadores senior sea mucho más productiva. Diferentes dinámicas de trabajo pueden nacer de la compenetración entre distintas generaciones.

El desaprendizaje como punto de partida puede ser enriquecedor sobretodo cuando se traba de encontrar soluciones e innovar en procesos.

Pericia y experiencia

En muchos trabajos no se trata de estar al día, si no de conocimiento base. Recordemos el caso del piloto que consiguió salvar a 155 pasajeros en el río Hudson. Un aterrizaje de emergencia que pudo ser realizado no gracias a los reflejos del piloto a punto de jubilarse. Fue su experiencia y pericia la que permitió salvar aquellas vidas. Recordemos que la tecnología en ocasiones falla. ¿Entonces qué?

 

 

Read More

21 Jun La geolocalización y el machine learning al servicio de rrhh

La geolocalización y el machine learning al servicio de rrhh

 

Si hablamos de machine learning, es probable que muchos no sepan de qué estamos hablando. Aunque puede ser que si decimos geolocalización la cosa ya suene más. Si es así, seguid leyendo.

 

¿Qué es el machine learning?

Ya es el futuro y la inteligencia artificial ya está a la orden del día. Con ello, queremos decir que ya está implementada en muchos sectores. El marqueting y los departamentos de recursos humanos, son algunos de los departamentos que más se pueden beneficiar de ello por el momento. El machine learning, quiere decir que las máquinas están aprendiendo en base a la experiencia. Exactamente, las máquinas están empezando a ser programadas para ir aprendiendo y reprogramándose según lo aprendido. Imitando de este modo el proceder del ser humano.

 

Estamos en la era en el que BIG DATA es una realidad. Las empresas hoy en día gestionan un volumen de datos muy alto. En este momento, debemos utilizar todas aquellas herramientas capaces de gestionar tanta cantidad de información. Es por ello, que han nacido herramientas específicas de machine learning o herramientas como Intratime, que pretenden ayudar a los departamentos de recursos humanos.  Pongamos el ejemplo de Intratime, su misión es gestionar todos los datos relativos al control horario, gestión de gastos y jornadas. Con todos estos datos automatizados, el departamento de recursos humanos no tiene más que filtrar la información necesaria a través del panel de control y automáticamente tiene un informe generado.

¿Cómo se usa el machine learning en geolocalización?

Los informes elaborados a partir de machine learning ya están en marcha en redes sociales. También en herramientas de geolocalización. Hoy en día informes individuales sobre nuestra geolocalización son realizados por redes sociales o distintas empresas. El motivo principal es el impacto de publicidad según geolocalizacion. Este tipo de segmentación es ya realizada a través de informes automatizados con herramientas con machine learning.

Read More

12 Jun La tendencia al uso de la imagen para herramientas de productividad laboral

Las herramientas de productividad laboral pueden ser fáciles e intuitivas. Hoy en día, el uso de la tecnología en las empresas ya es indudable. Sin embargo, la tecnología también en el campo empresarial se va actualizando según el uso social.

El uso de la imagen es sin duda el protagonista en nuestras vidas. Cada vez se lee menos y nos alimentamos más de imágenes y vídeos. Por este motivo, que la introducción de la imagen en herramientas de productividad laboral es imprescindible, pues es así como nos comunicamos entre nosotros a nivel personal. ¿Por qué no deberíamos hacerlo en el entorno empresarial?

¿Cómo la imagen entra en herramientas de productividad laboral?

 

En el entorno empresarial en el que se maneja una alta cantidad de información, cada vez valoramos más la facilidad de visualización. El motivo es claro,  poder entender el 360º de lo que estamos trabajando. Cambiar de pestañas en el navegador cada vez se considera como una mayor pérdida de tiempo. Es por ello que las herramientas de productividad laboral como Intratime, adaptan su plataforma para una rápida gestión.

A través de filtros esta app te permite visualizar informes, calendarios completos, estado del equipo humano… para que en una sola pantalla y con un solo vistazo los departamentos de Recursos Humanos puedan visualizar en una sola imagen la totalidad de la información necesaria.

 

 

¿Cómo utiliza intratime la imagen como método de comunicación?

Una vez no tenemos dudas de que la imagen es una forma de comunicación instaurada, hay empresas como Intratime que adoptan este formato como opción para establecer la comunicación entre el trabajador y la empresa.

Ponemos el ejemplo práctico de Intratime, app de control horario, como modelo que ha adoptado las tendencias de uso personal de la tecnología y lo han extrapolado al mundo de la empresa.

 

Selfie: Los trabajadores ahora ya pueden optar entre fichar con un código o fichar con una selfie.

Fotografía: En la funcionalidad de gastos de Intratime, el trabajador puede hacer una fotografía al tique de compra.

Visualización global: El calendario de vacaciones y festivos el empresario ya puede visualizar el estado del equipo humano en una sola imagen.

 

El uso de esta app está totalmente enfocado a cómo usamos los móviles de forma natural. Ahora fichar, controlar gastos o un calendario  es intuitivo y rápido.

 

Read More

06 Jun CIO, estratega, visionario y tu posible nuevo jefe

 

 

La figura del CIO hace unas décadas era clara. Antes se trataba de la persona encargada de crear las infraestructuras necesarias para dar soporte a las líneas de negocio de la empresa. En muchas ocasiones se le conocía como el informático o el técnico.

 

¿Cómo se ha convertido la figura del CIO en la de jefe?

Más allá del rol de CIO anterior, ahora las empresas han comprendido que la figura del CIO no está solo para dotar a la empresa de infraestructuras. El CIO  debe integrarse en el 360º del negocio. Esto es debido a que la tecnología hoy en día ya no es solo un producto o que no solo aporta valor a las líneas de negocio. Hoy en día la tecnología puede ayudar a optimizar tiempo, aumentar productividad y mejorar los resultados de la empresa. Especialmente a través de una buena gestión del tiempo personal de los trabajadores.

 

Pongamos un ejemplo, la figura del CIO es la de aquella persona que entiende las necesidades de la empresa y decide implementar una tecnología como Intratime. La solución de Intratime, permite llevar un control horario del equipo humano. Pero no solo eso, también una rápida gestión de periodos vacacionales, jornadas y otras tareas como la gestión de gastos. Estas tareas hasta hace unos años suponían mucha dedicación por parte del departamento de RRHH.

La decisión la tomará en base a la necesidad de la empresa de crear informes. Desaparece la necesidad de perder el tiempo en su elaboración, de tener la información organizada y siempre a mano. De este modo el departamento de RRHH podrá dedicarse a mejorar en su ejercicio y dejar de lado las tareas burocráticas. Todo aquello que no aporta valor a la empresa se automatiza con la tecnología de Intratime.

 

¿Qué se espera de la figura del CIO?

Ahora más allá de “el informático”, el CIO debe tener un conocimiento global de la empresa. Éste debe ser conocedor de la visión corporativa, tener conocimiento de gestión del Big Data, conocer las necesidades del cliente. Con todo ello, el CIO marca una estrategia tecnológica que aporte valor sin perder de vista el ADN de la empresa.

Read More

07 Mar La técnica pomodoro aumenta tu productividad

La técnica pomodoro ayuda a aumentar la productividad y a reducir las distracciones.

 

Un día cualquiera…

Empieza una jornada laboral y el empleado ficha su entrada con intratime, llega a su puesto de trabajo y enciende el ordenador. Le esperan 100 mails que han llegado por la noche. Abre los urgentes. Llega María, su compañera, preguntando si quiere un café. Realmente le apetece un café, no ha dormido muy bien. Ficha una pausa corta para un café. Entonces empieza de nuevo con los emails y responde los que “le queman” y continua abriendo el resto. Mira el reloj, tiene una reunión en 30 miuntos. Los primeros emails urgentes empiezan a recibir respuesta. Lo deja todo, va a la reunión.

Después de dos horas tiene una tarea nueva encima de la mesa. Relee las respuestas a sus correos. Es hora de comer. Ficha la pausa para comer. Regresa de la comida hace unas llamadas para empezar con el tema de la reunión  y vuelve a responder emails. Cuando está a punto de cerrar un tema, vuelve a recibir una llamada. Entonces decide que no puede ser, que aún no ha podido trabajar en todo el día. Se pone con el proyecto que tiene sobre la mesa pero ya solo puede pensar en irse a casa. Ha sido un día de lo más improductivo.

Este puede ser tranquilamente el día de uno de nuestros empleados en la oficina. Muchas veces tendemos a reaccionar y no guardar tiempo productivo para desarrollar nuestra labor profesional. Es por este motivo que existen técnicas para aumentar la productividad cogiendo el tiempo como base.

 

¿Qué es la técnica pomodoro?

Esta técnica propone periodos de trabajo de 25 minutos seguidos de una pausa de 5 minutos. Los periodos de 25 minutos se llaman “pomodoros” y se consideran intervalos de tiempo de máxima concentración en los que debemos evitar cualquier tipo de distracción o interrupciones. Debemos estar al 100% focalizados en aquella tarea en la que nos hemos sumergido durante nuestro pomodoro.

La pausa, de 5 minutos es para airearnos y distraer nuestra cabeza de la tarea que estábamos realizando. Destina el tiempo a todas aquellas cosas que has ignorado durante el pomodoro.

Cada 4 pomodoros realizados, la pausa suele ser más larga, de aproximadamente 15 o 20 minutos. Pues se entiende que el tiempo de concentración extrema ha sido mentalmente agotador a pesar de las pausas.

 

 

 

Read More